文章摘要：免費的企業(yè)知識庫管理系統(tǒng)是否真的很有用？知識體系是一個團隊的寶貴資源，是不斷積累的。尤其是在知識資訊網(wǎng)路時代，越來越多的公司會使用知識庫系統(tǒng)來建立與規(guī)范檔案管理體系，為企業(yè)間的知識分享與管理提供一...

免費的企業(yè)知識庫管理系統(tǒng)是否真的很有用？知識體系是一個團隊的寶貴資源，是不斷積累的。尤其是在知識資訊網(wǎng)路時代，越來越多的公司會使用知識庫系統(tǒng)來建立與規(guī)范檔案管理體系，為企業(yè)間的知識分享與管理提供一個統(tǒng)一的平臺，使知識得以長久地留存于流程之中，讓員工能夠迅速地查找所需要的資料與文件。

但是，在市場經(jīng)濟發(fā)展的今天，很多知識庫都是免費的、收費的。我的一個朋友常常會問這樣一個問題，那就是免費的企業(yè)知識庫系統(tǒng)，對公司的商業(yè)和職能是否真的有效？下面讓我們把問題放在下面，看看有沒有答案。

1、天上不會掉餡餅

世上沒有白吃的午餐，可以為公司提供最基礎(chǔ)的服務(wù)，比如文件共享，數(shù)據(jù)檢索和提取，員工自助培訓(xùn)。但是，免費是指在30天之后，如果你的業(yè)務(wù)不是它的用戶，那么你的服務(wù)就會被取消，并且你也不會再使用它。

2、不可擴展性

企業(yè)發(fā)展并非一朝一夕之功，知識庫體系必須與時俱進，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。所以，很明顯，沒有一個免費的軟件是可以持續(xù)的。如果你希望使用團隊管理、定制和 SSL這樣的核心特性，那么你就必須升級為支付方案。

3、網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化優(yōu)化

經(jīng)過一段時間的免費企業(yè)知識庫系統(tǒng)，雇員將會熟悉其操作流程；對公司而言，他們的搜索引擎優(yōu)化可能會帶來一定的流量。一旦免費的服務(wù)被取消，就意味著所有的公司雇員都要對軟件系統(tǒng)進行調(diào)整，并進行數(shù)據(jù)和文檔的遷移。在一定時期內(nèi)，企業(yè)與職工都會經(jīng)歷一個時期的磨合期，從而影響到員工的工作效率，從而對公司的可持續(xù)發(fā)展造成很大的影響。所以，在一開始就選擇一個付費的軟件，或者是一個能夠被擴展的系統(tǒng)提供商，這樣可以降低在不同的平臺間進行網(wǎng)絡(luò)遷移的機會。與此同時，知識基礎(chǔ)平臺的交流也會很費錢。若操作不當(dāng)，不但耗費時間，還會對知識庫的品質(zhì)造成一定的影響。

4、還有其它支付方式

一些倉庫軟件是免費的，但是其他的要支付主機和維護費用。數(shù)據(jù)安全，維護和測試都要求在服務(wù)器上安裝軟件。所以，一個自由的知識基礎(chǔ)體系，就意味著其沒有更多的靈活性和對企業(yè)數(shù)據(jù)安全性的擔(dān)憂?？傊@個免費的知識庫體系是很有用的，但是它的作用卻不大。它只能滿足企業(yè)的一些小小的愿望，而無法滿足企業(yè)的知識和文檔系統(tǒng)的需要?？蓪n案的版本進行控制，并對作業(yè)許可進行管理，保證企業(yè)資料及檔案的長久有效與連貫性。在短期之內(nèi)，自由的增值選項將會有一定的局限性。所以，我們推薦你使用一個值得信賴的，可以支付的知識基礎(chǔ)。

而知識庫系統(tǒng)也可以免費使用，不過可以在以后支付費用，無需進行數(shù)據(jù)移植，這就很簡單了。比如，知識百科全書的知識庫管理系統(tǒng)，可以根據(jù)企業(yè)的關(guān)鍵詞來進行預(yù)設(shè)，在需要的時候，企業(yè)的相關(guān)人士也可以利用這些關(guān)鍵詞進行查詢。另外，為了保證知識庫系統(tǒng)中的某些機密文件，還可以設(shè)定對其進行訪問的權(quán)限，從而保證其信息的安全性和免遭泄漏。可直接查閱、下載、打印電子文檔，供公司內(nèi)部人員學(xué)習(xí)?？傊?，為了避免對企業(yè)產(chǎn)業(yè)造成沖擊，企業(yè)必須慎重選擇免費的解決方案。但是，無論是免費的還是收費的，都很有用。關(guān)鍵在于企業(yè)的規(guī)模。

本文認(rèn)為，知識庫管理系統(tǒng)能夠解決傳統(tǒng)知識庫中知識庫的不足，如知識庫存儲困難、檢索困難、效率低下、知識庫缺乏安全性、具體數(shù)據(jù)難以統(tǒng)一、知識庫不能有效的協(xié)作與共享、實現(xiàn)信息資源整合、加快移動辦公的應(yīng)用。

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